Eventmanagement Portal
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Kunde: Bernexpo
Branche: Messe- und Eventbranche
Jahr, Dauer, Volumen: 2023-25, 27 Monate, XXX’XXX
Lieferobjekte: Produktvision, Vision-Video, Business-Case, Customer Journeys, Grobkonzept, Proof of Concept, Feinkonzept des Event Management Portal und fertig getesteter MVP des Messekonfigurator
Meine Rollen: Projektleiter und Proxy Product Owner (als Mitarbeiter der beauftragten Agentur)
Vorgehen: Iterative Entwicklung von Produktvision, Customer Journey, Grobkonzept und Feinkonzept/Backlog mit etlichen Workshops und Fokustagen.
Umsetzung eines Proof of Concepts und anschliessend Umsetzung des Messe Konfigurator in Scrum ähnlichen Sprints.
Mein Rückblick zum Projekt: Zwei Jahre, ein neuer Branchenstandard – und jede Menge Lernkurven. Mit dem Event Management Portal und dem Messekonfigurator haben wir nicht nur Software entwickelt, sondern auch Prozesse neu gedacht. In einem Umfeld voller Unwägbarkeiten – wo Ursache und Wirkung oft erst im Rückspiegel klar werden – half kein starrer Plan. Stattdessen: iteratives Vorgehen, viel Moderation, noch mehr Workshops und ein starker Fokus auf Vertrauen in Teams und Prozesse. Anforderungen und Konzepte entwickelten sich im Pingpong – nicht immer einfach, aber notwendig. Mein Job: Struktur reinbringen, Energie hochhalten und Raum schaffen, damit Neues entstehen kann. Trotz Rückschlägen und Reibung ist der MVP live, das Feinkonzept abgeschlossen – und die Branche um einen digitalen Standard reicher. Für mich war’s nicht nur ein Projekt, sondern auch ein Crashkurs in echter Agilität, Stakeholder-Management auf mehreren Ebenen – und in der Kunst, ein komplexes Vorhaben lebendig zu halten.
Meine Aufgaben
Leitung und Gesamtverantwortung des Projektes in einem interdisziplinären Setup, von der Anfrage über Grobkonzept bis zum Go-Live
Erarbeitung des Vorgehen, Setup und Organisation des Projektes und konstantes Verbessern der Prozesse während des Projektes
Beratung des Kunden zu Produktvision, Business-Case, Projektsetup- und organisation, Anforderungsmanagement, Lösungsarchitekturen, Projektmanagement, Leadmanagement und Marketing-Automation
Konzeption, Durchführung und Moderation von Workshops, Solutions Sprints und Fokustagen mit allen beteiligten Stakeholdern
Aufnehmen, Erfassen und Verfeinern von technischen und Business-Anforderungen
Beratung bei der Auswahl der Technologie auf Basis der Anforderungen
Überwachung und Reporting des Projektfortschritts, damit Scope, Timing und Budget möglichst ausgewogen vorankommen
Leiten der wöchentlichen Jour Fixe und Meetings, Koordination sämtlicher Stakeholder und des agentur-internen Teams aus Kreativen und Entwicklern
Das Eventmanagement Portal ist noch nicht live.
Lesson learned